Qu’est ce qu’un Système d’Information d’Achats ?

Si un acheteur devait auparavant créer plusieurs tableaux excels ou autres pour gérer ses tâches, il lui est aujourd’hui possible de les alléger grâce au système d’information achats. Une base centralise en effet toutes les données qu’il manipule. Il y saisit par exemple les demandes d’approvisionnement reçues des différents services et il y crée les demandes de prix qu’il envoie aux fournisseurs. Une fois les devis en main, il y dressera ses bons de commande, il y fera leur suivi jusqu’à ce que le magasin confirme la conformité des articles reçus à leur livraison. Avant la mise en place d’un tel logiciel, il est néanmoins important de connaître ses finalités et de déterminer les avantages qui découlent de son utilisation.

SI Achat : l’outil complet qui facilite la mission de l’acheteur

Le système d’information achat (si achat) est un outil polyvalent dans lequel l’acheteur centralisera toutes ses tâches. Son ambition principale est d’informatiser les procédures d’achat et d’approvisionnement tout en facilitant la circulation des informations au sein de l’entreprise. Il doit également réduire le temps de traitement des commandes tout en facilitant le dressage de statistiques. Avant son achat, il est donc impératif de connaître les fonctionnalités attendues ainsi que les besoins du service. Cette base de données l’aide aussi à retracer l’historique des achats, de gérer les retours, de faciliter les suivis et les contrôles et même d’envoyer des bons de commande par e-mail ! Ce programme doit de même permettre aux décideurs d’optimiser les coûts sans faire l’impasse sur la qualité. Enfin, il limite les erreurs de frappe : une donnée est saisie une seule fois dans la base et elle peut ensuite être exploitée de nombreuses manières.

Des tables qui enregistrent toutes les informations

Les informations utiles pour le bon fonctionnement du service approvisionnement sont stockées dans le SI achats. Les moyens de livraison utilisés par les fournisseurs y sont par exemple consignés de même que les différents modes de paiement. Une table sera également consacrée aux fournisseurs.
Une fois les renseignements sur les commandes bien complétés, il sera ensuite possible de tirer des statistiques comme le volume des achats réalisés pour chaque département ou le montant des investissements réalisés pendant une période. Le contrôleur de gestion sera ensuite à même de déterminer si chaque responsable a bien respecté son budget.

Un outil de gestion paramétrable en fonction des besoins des services

Il est courant que le système d’information achats soit accessible à d’autres services. Le gestionnaire du magasin central pourra par exemple y suivre l’évolution des commandes des articles qui manquent dans son stock. Il pourra aussi transformer les bons de commande en bons de livraison à la réception des articles. Le service comptabilité quant à lui pourra mettre à jour sa trésorerie en se basant sur les commandes dont le paiement arrive à échéance.
L’acheteur doit aussi être en mesure de créer des états personnalisés avec son logiciel à l’instar des bons de commande qui comprendront par exemple l’en-tête de son entreprise, son logo et son siège social entre autres.
Enfin, comme les besoins d’une compagnie sont évolutifs, le développeur du programme doit prévoir des tâches de maintenance et éventuellement des mises à jour.